Wegens de coronacrisis werken veel mensen nu thuis. Het lijkt erop dat deze situatie nog wel een flinke tijd kan duren en dat het werkleven misschien wel nooit meer wordt zoals voorheen: waarom zouden we weer elke dag met elkaar in de file gaan staan terwijl we het meeste werk prima thuis kunnen doen? Zelf werk ik als academicus al jaren vrijwel altijd thuis. Dat heeft veel voordelen (zoals in pyjama op de bank werken met een spinnende kat op je voeten) maar ook nadelen: het kan lastiger zijn om jezelf aan het werk te zetten en geconcentreerd door te blijven werken als je niet in een kantoorachtige omgeving bent die daartoe uitnodigt. Hierdoor heb ik jarenlang, met veel vallen en opstaan, geëxperimenteerd met manieren om productiever te werken, die thuiswerken makkelijker maken maar ook zeker nuttig kunnen zijn voor op kantoor. Hieronder vind je de drie productiviteitstips die voor mij het allerbest werken.

1. Doe het belangrijkste eerst

Deze tip werkt zowel op weekniveau als op dagniveau fantastisch. Dingen duren bijna altijd langer dan je denkt, dus als iets belangrijk is: probeer het op maandag of dinsdag al te doen en begin er ’s ochtends mee (in plaats van met bijvoorbeeld je e-mail). Op die manier is de kans veel groter dat je aan je belangrijkste werk toe komt. Daarnaast geeft het een fijn gevoel: als je ’s ochtends al een grote taak hebt weggewerkt, kan de dag eigenlijk al niet meer stuk, zelfs als je middag heel onproductief is. Pas wel op voor uitstelgedrag: aan een belangrijke taak beginnen is vaak moeilijker dan beginnen met het wegwerken van kleinere maar minder belangrijke taakjes (wat ook een vorm van uitstelgedrag kan zijn). Om dat probleem op te lossen gebruik ik stappenplannen.

2. Probeer te monotasken

Multitasken is funest voor je productiviteit: elke keer dat je je mail of het nieuws checkt kost het daarna weer een aantal minuten om op je oude concentratieniveau terug te komen. In mijn blogpost over concentratie gaf ik al wat tips om afleiding te vermijden. Mijn strategie is: ik zet mijn telefoon op do not disturb, ik gebruik antiafleidingssoftware (Forest en Freedom), ik zet een Boeddhabeeldje neer (dat is tussen mij en mijn vriend code voor ‘ik zit in mijn focusbubbel’) en ik zet een wekker. Die wekker zet ik dan bijvoorbeeld voor twee uur, wat voor mij een mooie hoeveelheid tijd is om geconcentreerd te blijven.Dan ga ik aan de slag met de eerste stap van mijn stappenplan en werk ik de stappen af tot de wekker gaat. Je voornemen om te monotasken is eigenlijk al het halve werk. Door de anti-afleidingssoftware word je elke keer teruggefloten als je gedachteloos naar Instagram probeert te gaan en door een wekker te zetten wordt de drempel lager om in je focusbubbel te gaan; het is immers maar voor een beperkte tijd. Voor dat laatste werkt ook de pomodoro-methode goed.

3. Schrijf afleidende gedachten meteen op

Als ik begin met werken heb ik vaak ineens allemaal goede ideeën over wat ik dit weekend ga doen, welke boeken ik wil kopen en wat er nog op het boodschappenlijstje moet. Om te voorkomen dat dat soort afleidende gedachten door mijn hoofd blijven dralen, heb ik bij mijn dagstappenplan ook een kopje dat ik voor de lol Veur later heb genoemd en waaronder ik dit soort fladderende gedachten opschrijf. Aan het einde van de werkdag kijk ik naar het lijstje en verwerk ik het. Zo weet ik op het moment dat ik de gedachte opschrijf dat de gedachte later aandacht krijgt, en daardoor kan ik hem loslaten en mijn aandacht terugbrengen naar mijn werk. Het grappige is dat ik er, op het moment dat ik dit lijstje verwerk, vaak achter kom dat heel veel punten helemaal niet zo belangrijk of relevant zijn, terwijl ze op het moment zelf enorm gewichtig leken. Zo zie je maar hoe je brein soms trucjes met je kan uithalen als het geen zin heeft om aan het werk te gaan.

Natuurlijk hoef je niet altijd productief te zijn en is het ook heel normaal als je thuis nu eenmaal minder gedaan krijgt dan op kantoor, zeker als je kinderen hebt. Maar juist omdat er ook zoveel andere dingen zijn die je op een dag kunt doen, werkt het voor mij goed om tijdens mijn werkuren zo productief mogelijk te zijn. Zo hoef ik minder uren te werken voor hetzelfde resultaat en houd ik meer tijd over voor andere dingen.