Als student en toen ik bezig was met mijn proefschrift had ik regelmatig last van uitstelgedrag. Vooral als ik moest beginnen aan een heel nieuw project, zoals een nieuw hoofdstuk van mijn proefschrift, was de drempel vaak hoog om te beginnen en de verleiding groot om andere dingen te gaan doen. Ik had hele dagen waarop ik niks nuttigs deed en ook niet kon ontspannen door het zwaard van Damocles van een deadline boven mijn hoofd. Als ik eenmaal bezig was ging het vaak goed en vond ik het zelfs leuk, maar ik hikte enorm op tegen het begin. Het was een beetje als in een koud zwembad springen: als je het eenmaal hebt gedaan is het heerlijk, maar vind maar eens de moed voor die eerste sprong.
Toen ik wat dieper na ging denken over mijn uitstelgedrag kwam ik tot het besef dat het kwam doordat ik niet wist waar ik moest beginnen. Ik zag de taak die ik moest verrichten als een onoverzichtelijke berg werk en ik wist niet waar ik de eerste stap moest zetten om die berg te beklimmen. Maar eigenlijk is elke taak, hoe groot ook, een aaneensluiting van kleine stapjes; stapjes die je op gewone dagen zet met een lekkere kop koffie erbij. Eigenlijk is er dus niks om bang voor te zijn. Hoe kon ik ervoor zorgen dat dit besef ertoe zou leiden dat ik die stapjes makkelijker zou nemen? Mijn oplossing was het stappenplan.
Door bij een taak na te denken over uit welke kleine stappen het werk allemaal bestaat en die één voor één voor jezelf op te schrijven wordt het werk een stuk overzichtelijker. Het is niet langer een vijandige berg met grote rotsblokken maar een trap met treden die je stuk voor stuk makkelijk op kunt lopen. In plaats van eindeloos om de berg heen te lopen op zoek naar een punt waar je kunt beginnen met klimmen, kun je nu gewoon de eerste traptrede nemen, vlak voor je neus.
Ik werk zelf met drie soorten stappenplannen:
1. Het dagstappenplan
Ik schrijf voor elke dag op welke taken ik die dag gedaan wil krijgen en ook in welke specifieke volgorde ik dat ga doen. Ik zorg er daarbij voor dat de individuele stappen zo klein zijn dat je er niet tegenop kunt gaan zien. Bij de taak ‘Sectie van paper X schrijven’ kan bijvoorbeeld dit stappenplan horen:
1. Open paper X
2. Scan het paper
3. Bekijk notities voor de sectie die ik ga schrijven
4. Schrijf punten op die ik in de sectie wil verwerken
5. Bedenk de volgorde waarin ik die punten wil behandelen
6. Schrijf op basis van het eerste punt één alinea
7. Schrijf puntsgewijs de rest van de sectie
In feite neem ik mijn toekomstige zelf zo bij de hand en loods ik haar langs alle stappen die gezet moeten worden. Vooral de eerste drie punten zijn belangrijk. Dit zijn allemaal stappen die heel eenvoudig zijn en waar je bijna niet tegenop kunt zien (een bestand openen, aantekeningen bekijken) maar waardoor je er wel inkomt. Door het lezen en bekijken van het paper en de notities komen er waarschijnlijk al ideeën in mijn hoofd op, waardoor stap 4 niet meer zo moeilijk is, en stap 4 leidt weer natuurlijk naar stap 5, en zo verder. Omdat daadwerkelijk beginnen met schrijven ook een behoorlijke horde kan zijn, bestaat stap 6 uit het schrijven van slechts één alinea. Na die stap, die goed te doen is, is het makkelijker om, aan de hand van de eerste alinea en de op volgorde gezette punten uit stap 4-5, verder te schrijven. En voor ik het weet zit ik in de flow en heb ik het stappenplan niet eens meer nodig.
Ik bekijk aan het eind van elke werkdag wat ik de volgende dag wil doen en maak een stappenplan. Als ik ’s ochtends begin voelt het dan alsof de route al uitgestippeld is en ik alleen maar de bordjes hoef te volgen.
2. De pre-game routine
Dit idee heb ik van James Clear. Het idee is dat je een serie stappen bedenkt die je aan het begin van elke werkdag of werksessie uitvoert. Deze stappen moeten zo makkelijk en goed te doen zijn dat je er onmogelijk tegenop kunt zien. Bijvoorbeeld:
- (Concentratie)muziek aanzetten
- Koffie zetten
- Je laptop openklappen
- Je agenda bekijken
- Je dagstappenplan bekijken
Dit zijn allemaal ministapjes waar je eigenlijk geen nee tegen kunt zeggen: zelfs als je totaal geen zin hebt om te werken, kun je je er waarschijnlijk wel toe zetten om koffie te zetten en je computer aan te doen. En als je eenmaal met je kop koffie achter je bureau zit, is het een kleine moeite om even naar je agenda en dagstappenplan te kijken. Het zijn kleine handelingen, maar ondertussen zit je wel helemaal in de startblokken en heb je jezelf zo gepositioneerd dat wel werken veel voor de hand liggender is dan niet werken. Voor mij is het essentieel dat het dagstappenplan bekijken het laatste onderdeel is van de pre-game routine. Als ik het dagstappenplan zie herinner ik me weer dat de eerste stap heel klein is, en is het besluit snel gemaakt om die stap dan maar gewoon uit te voeren, en dan de volgende, en dan de volgende. Zo word ik van het ene stappenplan in het andere stappenplan geloodst, en ben ik voordat ik het weet geconcentreerd aan het werken.
3. Het domeinstappenplan
Mijn werk bestaat op dit moment uit verschillende domeinen: zo schrijf ik papers, bereid ik presentaties voor en voer ik experimenten uit. Per domein heb ik een bestand met de volgende stappen die ik moet nemen. Bij een experiment kan dat er bijvoorbeeld zo uitzien:
1. Verbeter de experimentele opzet n.a.v. feedback van anderen
2. Maak test items
3. Run een pilot
4. Analyseer de resultaten van de pilot
5. Maak eventueel aanpassingen aan het design
etc.
Omdat ik veel ballen tegelijk in de lucht houd, is het handig om zo’n stappenplan te hebben voor als je een tijdje niet aan een bepaald domein gewerkt hebt en er daarna weer mee aan de slag gaat. Zo zie je in één oogopslag wat je al gedaan hebt en wat de vervolgstappen zijn. Deze stappenplannen bevatten grotere taken dan de andere twee soorten (op het niveau ‘maak test items’ in plaats van ‘open een leeg document voor je test items’) en ik gebruik deze dan ook vooral om te plannen. Als ik aan het einde van de werkdag mijn stappenplan voor de volgende dag maak en ik ga die dag aan het experiment werken, kijk ik naar het stappenplan voor het experiment en maak ik naar aanleiding daarvan een gedetailleerder dagstappenplan voor de volgende dag. Stap 1 uit het domeinstappenplan wordt dan bijvoorbeeld opgedeeld in ministapjes als ‘open het bestand met feedback’, ‘scan de feedback’, etc.
Door deze methode consequent toe te passen is mijn uitstelgedrag zo goed als verdwenen en ben ik veel productiever dan voorheen. De tijd die ik heb om te werken gebruik ik ook echt om te werken, waardoor ik meer tijd overhoud voor andere dingen, zoals het schrijven van deze blogpost. Maar nu ga ik een verse kop koffie zetten en terug het zwembad in.
*****
Wil jij ook sneller het zwembad in? Misschien heb je iets aan deze tips:
– Ga na wat voor stappenplannen voor jou handig zouden zijn. Misschien zijn dat dezelfde als de mijne, maar als je bijvoorbeeld vaak na de lunch een dip hebt kun je ook een middagstappenplan maken
– Het stappenplan is niet heilig: soms blijkt tijdens het werken dat je andere stappen moest nemen dan je dacht. Ik pas het stappenplan in dat geval gewoon aan aan de nieuwe situatie, of ik laat het stappenplan helemaal los als ik eenmaal in de flow zit
– Om het systeem extra kracht bij te zetten kun je ook zorgen voor een open einde. Schrijf bijvoorbeeld niet de laatste alinea van een stuk maar bewaar het voor de volgende dag. Zo hoef je de volgende dag niet met iets nieuws te beginnen en kom je er makkelijker in